Проводки: Учет средств на корпоративных картах

Расчетные счета. Переводы в пути

• Отражается зачисление на текущий счет в банке денежных средств, временно находившихся в пути. Например: после передачи выручки инкассатору, после зачисления выручки с платежных карт, после продажи валюты и т. п. операций.
  Проводится на основании банковских выписок.
• Отражается зачисление выручки от продажи валюты, в рублевом эквиваленте.
  Проводится на основании банковских выписок.
• Поступление денег на текущий счет торгового или сервисного предприятия после инкассации слипов согласно переданного банку реестра.
  Проводка означает зачисление на текущий счет средств, переведенных с карт-счетов покупателей и потребителей услуг, рассчитавшихся посредством платежных карт.

Проводки, отражающие передачу кассовой наличности третьему лицу:

• Дт 57 Кт 50 – передача кассовой наличности инкассатору или в вечернюю кассу банка;
  На следующий день, по получении выписки:
• Дт 51 Кт 57 – деньги зачислены на текущий счет в банке.

Смысл проводки через счет 57 в том состоит, чтобы операция нашла отражение в бухгалтерском учете той датой, которая значится в первичных документах.

Проводки, отражающие продажу валюты:

• Дт 57 Кт 52 – валюта направлена на продажу;
• Дт 51 Кт 57 – выручка от продажи валюты зачисляется на рублевый счет;
• Дт 91.2 Кт 57 или Дт 57 Кт 91.1 – финансовый результат от продажи валюты.

Проводки, отражающие покупку валюты, см. в комментарии к проводке Дт 52 Кт 57.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Специальные счета в банках. Расчетные счета

• Такой проводкой отражается депонирование денежных средств с текущего (расчетного) счета на специальный счет: в аккредитивы, на депозитные счета, на счета платежных карт, на чековую книжку и иные специальные счетах. Сюда относится и минимальный депозитный взнос (неснижаемый остаток), и сумма, перечисляемая на специальный счет целевого финансирования (в т.ч. и бюджетного), если определенная их часть подлежит обособленному хранению (например, средств на финансирование капитальных вложений).
  Проводится на основании банковских выписок.

Специальные счета в банках. Валютные счета

• Такой проводкой отражается депонирование валютных средств с текущего валютного счета на специальный счет: в аккредитивы, на депозитные счета, на счета платежных карт, на чековую книжку и иные специальные счетах. Сюда относится и минимальный депозитный взнос (неснижаемый остаток), и сумма, перечисляемая на специальный счет целевого финансирования (в т.ч. и бюджетного), если определенная их часть подлежит обособленному хранению (например, средств на финансирование капитальных вложений).
  Проводится на основании банковских выписок.

Специальные счета в банках (Корпоративные карты). Расчетные счета

• Такой проводкой отражается депонирование денежных средств с текущего (расчетного) счета на счета корпоративных карт, выдаваемых сотрудникам на корпоративные расходы. 
  Проводится на основании банковских выписок.

Корпоративную карту сотрудник может получить непосредственно в банке, если карта именная, или в кассе организации, если карта на предъявителя, а доверенность на её получение в банке сотрудник не получил. Далее, держатель корпоративной карты, по факту расходования, представляет в бухгалтерию регулярные авансовые отчеты. При этом авансовый отчет сверяется с отчетом банка по соответствующему карт-счету (банк предоставляет такие отчеты по каждой карте, в обязательном порядке, раз в месяц).

Схема проводок:

• Дт 55.4 Кт 51 – перевод средств на карт-счет; 
  далее, в зависимости от обстоятельств:
• Дт 71 Кт 57 – выдача карты сотруднику (если речь о вновь изготовленных картах) или признание суммы пополнения выданной под отчет тому сотруднику, за которым закреплена карта (на имя которого выдана);
• Дт 10, 20, 25, 26... и др. Кт 71 – по мере предоставления авансового отчета в бухгалтерию;
• Дт 91.2 Кт 55.4 – комиссия банка;
• Дт 57 Кт 55.4 – списание всей суммы, подтвержденной авансовым отчетом и отчетом банка по соответствующему карт-счету.

Если в данных банковского отчета и авансового отчета выявлены расхождения в остатках, то недостающую сумму подотчетое лицо обязано восполнить. Возврат остатка неизрасходованных подотчетным лицом средств можно а) принять в кассу организации: Дт 50 Кт 71; б) оформить удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71, или в) обязать его самостоятельно пополнить на эту сумму карточный счет (см. комментарий к проводке Дт 55 Кт 71).

Схема применима и в том случае, когда карт несколько, а карт-счет один. Просто проводка Дт 71 Кт 57 отражает сумму установленного расходного лимита карты, которая выдается сотруднику.

В любом случае, вся сумма на карточке в руках держателя должна учитываться как выданная под отчет. Подотчетное лицо, получив карту на руки, ответственно за всю сумму денежных средств, которая на этой карточке числится, а не только за те, которые получает в банкомате наличными.

Получая на руки карту, её держатель становится подотчетным лицом, т.к. получает в своё распоряжение все деньги, которые на этой карте числятся, целиком. А, значит, несет ответственность не только за их целевое расходование, но и за сохранность остатка.

Перед составлением отчетного Баланса, во избежание двойного учета одних и тех же активов (денежных средств на карт-счетах в банке и одновременно в подотчете у держателей карт), следует элиминировать кредитовый остаток по счету 57 и ровно на ту же сумму – дебетовый по счету 71. Cм. выше проводку Дт 71 Кт 57.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Специальные счета в банках (Корпоративные карты). Валютные счета

• Такой проводкой отражается депонирование валютных средств с текущего валютного счета на счета корпоративных карт (в обычной практике счет один – карт несколько), выдаваемых сотрудникам на корпоративные расходы.
  В д.сл. речь о валютном карт-счете, стало быть, эти карточки сотрудники получают на расходы в загранкомандировках.
  Проводится на основании банковских выписок.

Схему проводок с подробным комментарием см. в комментарии к проводке Дт 55.4 Кт 51.

Переводы в пути. Специальные счета в банках

Переводы в пути. Специальные счета в банках (Корпоративные карты)

• Такой проводкой отражается списание всей суммы, подтвержденной авансовым отчетом и отчетом банка по соответствующему карт-счету.
  Проводится на основании банковских выписок.

Схема проводок:

• Дт 55.4 Кт 51 – перевод средств на карт-счет;
  далее, в зависимости от обстоятельств:
• Дт 71 Кт 57 – выдача карты сотруднику (если речь о вновь изготовленных картах) или признание суммы пополнения выданной под отчет тому сотруднику, за которым закреплена карта (на имя которого выдана);
• Дт 10, 20, 25, 26... и др. Кт 71 – по мере предоставления авансового отчета в бухгалтерию;
• Дт 91.2 Кт 55.4 – комиссия банка;
• Дт 57 Кт 55.4 – списание всей суммы, подтвержденной авансовым отчетом и отчетом банка по соответствующему карт-счету.

Если в данных банковского отчета и авансового отчета выявлены расхождения в остатках, то недостающую сумму подотчетное лицо обязано восполнить. Возврат остатка неизрасходованных подотчетным лицом средств можно а) принять в кассу организации: Дт 50 Кт 71; б) оформить удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71, или в) обязать его самостоятельно пополнить на эту сумму карточный счет (см. комментарий к проводке Дт 55 Кт 71).

Пояснения почему вся сумма на карточке в руках держателя должна учитываться как выданная под отчет, а не только та, которую тот получает в банкомате наличными, см. в комментарии к проводке Дт 55.4 Кт 51.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

В Инструкции к действующему Плану счетов (№ 94н) данная проводка в числе корреспонденций не указана.

Расчеты с подотчетными лицами. Специальные счета в банках

• Такой проводкой принято отражать получение наличных по корпоративной карте через банкомат.
  Проводится на основании банковских выписок.

При этом за типовую схему принимается следующая:

• Дт 55 Кт 51 – пополнение карт-счета;
• Дт 71 Кт 55 – держатель карты получает в банкомате наличные и с этого момента считается подотчетным лицом;
• Дт 91.2 Кт 55 – комиссия банка (если есть);
• Дт 10, 20, 26... Кт 71 – авансовый отчет.

Это очень неудобная в практическом применении схема.

Кроме того, она не отвечает юридическому содержанию операции.

Получая в распоряжение корпоративную карту, сотрудник тем самым получает в свое распоряжение все деньги, которые числятся на соответствующем карт-счете (или в пределах выделенного на данную карту лимита, если счет общий для всех карт). Поэтому, должен отчитываться не только за полученные из банкомата наличные, но и за все траты, осуществленные безналичным порядком, и за сохранность остатка.

И еще один юридический аспект. Карту выдают под подпись её потенциального держателя. А за наличные из банкомата не расписывается никто. Поэтому, во втором случае юридических оснований считать держателя карты подотчетным лицом нет, а в первом – есть. Вот почему в дебет 71 надо записывать всю сумму на карте и все последующие её пополнения. Так, как это приведено в комментарии к проводке Дт 55.4 Кт 51 (схему проводок см. там же).

Срок, на который наличные выдаются под отчет, законодательно не ограничен. Это дело учетной политики компании. О безналичных и вовсе речи нет. И ничто не мешает закрепить в учетной политике порядок, обязывающий сотрудников – держателей корпоративных карт подавать в бухгалтерию авансовые отчеты периодически. Например, по истечении каждого месяца, когда из банка приходят отчеты по оборотам на карт-счетах.

Прочие доходы и расходы. Специальные счета в банках

Прочие расходы. Специальные счета в банках

• Отражается комиссия банка за операции на счетах корпоративных карт: за снятие наличных, за перевод или пополнение средств и т.п.
  Проводится на основании банковских выписок.

Подробно об учете средств на корпоративных картах см. в комментариях к проводкам: Дт 55.4 Кт 51 и Дт 71 Кт 55.

Схема проводок:

• Дт 55 Кт 51 – перевод средств на карт-счет;
  далее, в зависимости от обстоятельств:
• Дт 71 Кт 57 – выдача карты сотруднику (если речь о вновь изготовленных картах) или признание суммы пополнения выданной под отчет тому сотруднику, за которым закреплена карта (на имя которого выдана);
• Дт 10, 20, 25, 26... и др. Кт 71 – по мере предоставления авансового отчета в бухгалтерию;
• Дт 91.2 Кт 55 – комиссия банка;
• Дт 57 Кт 55 – списание всей суммы, подтвержденной авансовым отчетом и отчетом банка по соответствующему карт-счету.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

В Инструкции к действующему Плану счетов (№ 94н) данная проводка в числе корреспонденций не указана.