Специальные счета в банках (Корпоративные карты). Расчетные счета
Корпоративную карту сотрудник может получить непосредственно в банке, если карта именная, или в кассе организации, если карта на предъявителя, а доверенность на её получение в банке сотрудник не получил. Далее, держатель корпоративной карты, по факту расходования, представляет в бухгалтерию регулярные авансовые отчеты. При этом авансовый отчет сверяется с отчетом банка по соответствующему карт-счету (банк предоставляет такие отчеты по каждой карте, в обязательном порядке, раз в месяц).
Схема проводок:
Если в данных банковского отчета и авансового отчета выявлены расхождения в остатках, то недостающую сумму подотчетое лицо обязано восполнить. Возврат остатка неизрасходованных подотчетным лицом средств можно а) принять в кассу организации: Дт 50 Кт 71; б) оформить удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71, или в) обязать его самостоятельно пополнить на эту сумму карточный счет (см. комментарий к проводке Дт 55 Кт 71).
Схема применима и в том случае, когда карт несколько, а карт-счет один. Просто проводка Дт 71 Кт 57 отражает сумму установленного расходного лимита карты, которая выдается сотруднику.
В любом случае, вся сумма на карточке в руках держателя должна учитываться как выданная под отчет. Подотчетное лицо, получив карту на руки, ответственно за всю сумму денежных средств, которая на этой карточке числится, а не только за те, которые получает в банкомате наличными.
Получая на руки карту, её держатель становится подотчетным лицом, т.к. получает в своё распоряжение все деньги, которые на этой карте числятся, целиком. А, значит, несет ответственность не только за их целевое расходование, но и за сохранность остатка.
Перед составлением отчетного Баланса, во избежание двойного учета одних и тех же активов (денежных средств на карт-счетах в банке и одновременно в подотчете у держателей карт), следует элиминировать кредитовый остаток по счету 57 и ровно на ту же сумму – дебетовый по счету 71. Cм. выше проводку Дт 71 Кт 57.
Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.