Втрати, нестачі

Виявлення нестач

Нестачі і псування запасів можуть бути виявленими як в результаті проведення чергової інвентаризації, так і при прийманні товарно-матеріальних цінностей від постачальників на складі підприємства і на товарних станціях.

Списання запасів внаслідок їх псування слід проводити на підставі належно оформленого ау. До складу комісії зі списання повинен входити представник незалежної експертизи. Всі реквізити ау повинні бути заповненими, вказано спосіб ліквідації. Наявність резолюції керівника підприємства на кожному аі є обов’язковою.

Винуватцями у недостачах та псуванні (окрім випадків, коли це відбувається в межах норм природних втрат або є наслідком форс-мажорних обставин) можуть бути: постачальники, транспортні організації, матеріально-відповідальні особи, а також інші працівники підприємства, з якими договір матеріальної відповідальності не укладався. При цьому списання нестач за рахунок винних осіб – громадян можливе у випадках:

  • якщо громадянина визнано винним за рішенням суду;
  • якщо громадянина визнано винним в силу покладання на нього матеріальної відповідальності, про що засвідчено у відповідному договорі;
  • якщо на громадянина законодавством покладено матеріальну відповідальність за збиток, нанесений організації при виконанні ним трудових обов’язків.

Найбільш відомим способом виявлення нестач є інвентаризація.

Метою інвентаризації є перевірка фаичної наявності запасів, порівняння їх фаичної наявності з даними відповідних рахунків бухгалтерського обліку. Порядок проведення інвентаризацій, дати їх проведення протягом поточного року, визначається керівником підприємства, за винятком випадків, коли проведення інвентаризацій є обов’язковим згідно діючого законодавства.

Інвентаризація запасів проводиться за їх місцезнаходженням та за матеріально-відповідальними особами. Для проведення інвентаризації утворюється постійно діюча комісія, персональний склад якої затверджує керівник підприємства або орган, уповноважений до керівництва. Початок інвентаризації оголошується наказом по підприємству.

Перед початком інвентаризації комісія повинна отримати останні на момент інвентаризації прибуткові та видаткові документи і звіти про рух запасів. Матеріально-відповідальні особи дають розписки у тому, що на початок проведення інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи по цих запасах здані в бухгалтерію або передані комісії, а всі запаси, за які вони відповідають, оприбутковано, а ті що вибули – списані на витрати або передані іншим відповідальним особам. Всі прибуткові і видаткові документи додаються до звіту інвентаризаційної комісії, який складається перед початком інвентаризації, і служать для бухгалтерії підставою для визначення залишків запасів на початок проведення інвентаризації згідно облікових даних.

Інформація про фаичну наявність запасів реєструється в інвентаризаційному описі або в аі інвентаризації. Результати інвентаризації повинні відображатися в обліку та звітності того місяця, в якому було закінчено інвентаризацію.

Втрати і витрати

Перед тим як показати приклади списання втрат від нестач і псування запасів за правилами, встановленими ПБО, автору хотілося б висловити власну думку щодо обліку таких втрат. Виходячи з принципу відповідності, логічно припустити, що витрати не можуть визнаватися у разі, якщо відповідних доходів не отримано. Нестачі і втрати запасів, як відомо, не приносять доходів. Отже, такі втрати – це прямі збитки, і, на думку автора, логічніше було б списувати їх за рахунок коштів відповідних резервів, нерозподіленого прибутку минулих років, або шляхом рівномірного списання за рахунок прибутків, отримуваних у поточному році, а можливо, якщо втрати значні – рівними частками протягом декількох наступних років. Так чи інакше, але в будь-якому разі витрати, які не є вкладеннями у майбутні вигоди – це прямі збитки, а тому проводитись ці суми повинні безпосередньо на зменшення вже заробленого капіталу.

Звісно, сказане не стосується природних втрат в межах встановлених норм, оскільки природні втрати запасів не можуть не супроводжувати господарський процес, а, отже, не можуть не зараховуватись до витрат на виробництво чи управління цим виробництвом, бо без цих витрат праично не буває доходів. Інакше кажучи, щоб не було природних втрат запасів – потрібно щоб не було у господарстві самих запасів, а якщо запаси є – то й властиві їм природні втрати неминучі. А тому витрати в межах норм природного убутку є, хоча й побічними, але все ж таки витратами господарської діяльності, а, отже, повинні включатися до складу витрат, які зіставляються з відповідними їм доходами для визначення фінансового результату операційної діяльності.

В цьому контексті всі події, що відбуваються у підприємництві, можна розглядати як такі, що приносять фінансові результати (прибутки або збитки) від здійснення відповідних вкладень (понесення витрат) і такі, від яких підприємство зазнає втрат або отримує прибутки без здійснення вкладень.

Принцип відповідності Визначення фінансових результатів
які отримуються завдяки здійсненню вкладень які отримуються без здійснення вкладень
Вкладення Витрати Х
Надходження Доходи Х
Результат Прибутки Прибутки
Збитки Збитки (втрати)

До втрат, понесених не у зв’язку з отриманням доходів, належать і понаднормові втрати запасів, а також нестачі. Відшкодування цих втрат теж не є доходами, отриманими у зв’язку з вкладеннями в оборот, а є надходженнями, що покривають втрати. Отже і їх потрібно було б зараховувати на збільшення (точніше, відновлення) капіталу. Образно висловлюючись, понаднормові втрати і нестачі – це “дірка”, а відшкодування таких втрат є “латанням” цієї “дірки”. Аналогія некрасива, але точна.

Однак автори національних ПБО дотримуються іншої думки. Тому до Плану рахунків введено неймовірну кількість витратних рахунків і так само багато – дохідних, до того ж, серед останніх не завжди можна знайти такі, які за своїм призначенням відповідали б певним витратним рахункам. Дійшло до того, що навіть рахунок обліку надзвичайних доходів ввели – це рах.75 ”Надзвичайні доходи”, не беручи до уваги те, що доходів в правильному (економічному чи фінансовому) їх розумінні надзвичайні події не приносять. А те, що отримують підприємства від страхових організацій – не доходи, а відшкодування. Це, як кажуть в Одесі, дві великі різниці.

Планом рахунків бухгалтерського обліку передбачено такі рахунки відображення втрат і відшкодувань цих втрат:

  • 71 “Інший операційний дохід”, субрахунок 716 “Відшкодування раніше списаних аивів”;
  • 75 “Надзвичайні доходи”, субрахунок 751 “Відшкодування збитків від надзвичайних подій”;
  • 94 “Інші витрати операційної діяльності”, субрахунки: 946 “Втрати від знецінення запасів”, 947 “Нестачі і втрати від псування цінностей”;
  • 99 “Надзвичайні витрати”, всі субрахунки.

Отже, за всіма канонами сучасного обліку, проведення нестач і втрат запасів через рахунки обліку витрат звітного періоду і доходів звітного періоду є обов’язковим.

Для обліку розрахунків з робітниками по відшкодуванню втрат використовується рахунок 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”. Для обліку таких розрахунків з іншими суб’єами – юридичними особами, передбачено рахунок 374 “Розрахунки за претензіями”.

При відображенні виявлених нестач бухгалтер керується пуном 14 ПБО 9, з якого випливає, що понаднормові втрати і нестачі запасів зараховуються до складу витрат того звітного періоду, в якому їх виявлено (тобто, не безпосередньо на зменшення капіталу), а також пуном 27 ПБО 9: “...Суми нестач і втрат від псування цінностей до прийняття рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансових рахунках. Після встановлення осіб, які мають відшкодувати втрати, належна до відшкодування сума зараховується до складу дебіторської заборгованості (або інших аивів) і доходу звітного періоду.”

Таким чином, понаднормові втрати і нестачі зараховуються до витрат звітного періоду, а відшкодування – до доходів. І, ймовірно, що до доходів зовсім іншого періоду, ніж той, в якому враховано втрати, оскільки від понесення втрат до їх відшкодування, як правило, проходить немало часу. Отже, в одному періоді – втрати, а доходи, з ними пов’язані – зовсім в іншому.

Відображення в обліку втрат від нестач та псування запасів

Відображення збитків, яких зазнає покупець при транспортуванні придбаних ТМЦ, за умови, що винну особу не встановлено.

  • ТМЦ всього 1000 + ПДВ = 1200.
  • Збитки 200 + 40 = 240.
  • Норматив на списання - 4%

Табл.1.

№ з/п Зміст операції Обороти за рахунками Сума
Основні господарські операції Операції розрахунків за податками
Дт Кт Дт Кт
1. Оприбутковано запаси, отримані від постачальника 20, 22, 28 631 1000
2. Нараховано податковий кредит з ПДВ
(Пров. одночасне з пров.1)
641 631 160
3. Списано вартість зіпсованих запасів в розмірі нормативно допустимих втрат
В прикладі взято норматив 4% - Списано вартість зіпсованих запасів
23 20,22,28 40
4. Сплачено постачальнику 631 311 1200
5. Списано суму збитків понад нормативно допустимих:
(згідно п.7.4.4. статті 7 ЗУ про ПДВ. У разі коли платник придбаває товари (роботи, послуги) вартість яких не відноситься до складу валових витрат виробництва (обігу) і не підлягає амортизації, податки, що сплачені у зв’язку з таким придбанням, відшкодовується за рахунок відповідних джерел і до складу податкового кредиту не включають ся)
  • без урахування ПДВ;
  • ПДВ.
  • 947
  •  
  • 20,22,28
  •  
  •  
  • 947
  •  
  • 641
  • 160
  • 32
6. Зараховано вартість зіпсованих ТМЦ на позабалансовий рахунок. 072 192
7. Списано суму збитків на зменшення доходів звітного періоду. 791 947 192

Відображення збитків, яких зазнав покупець при транспортуванні придбаних ТМЦ за умови, що винна особа виявлена

  • ТМЦ всього 1000 + ПДВ = 1200.
  • Збитки 200 + 40 = 240.
  • Норматив на списання - 4%
  • Перевезення організовано транспортом покупця.

Табл.2.

№ з/п Зміст операції Обороти за рахунками Сума
Основні господарські операції Операції розрахунків за податками
Дт Кт Дт Кт
1. Оприбутковано запаси, отримані від постачальника 20, 22, 28 631 1000
2. Нараховано податковий кредит з ПДВ
(Пров. одночасне з пров.1)
641 631 160
3. Списано вартість зіпсованих запасів в розмірі нормативно допустимих втрат
В прикладі взято норматив 4% - Списано вартість зіпсованих запасів
23 20, 22, 28 40
4. Сплачено постачальнику 631 311 1200
5. Списано суму збитків понад нормативно допустимих:
(згідно п.7.4.4. статті 7 “Закону про ПДВ”. У разі коли платник придбає товари (роботи, послуги) вартість яких не відноситься до складу валових витрат виробництва (обігу) і не підлягає амортизації, податки, що сплачені у зв’язку з таким придбанням, відшкодовується за рахунок відповідних джерел і до складу податкового кредиту не включаються)
  • без урахування ПДВ;
  • ПДВ.
  • 947
  •  
  • 20,22,28
  •  
  •  
  • 947
  •  
  • 641
  • 160
  • 32
6. Зараховано вартість зіпсованих ТМЦ на позабалансовий рахунок. 072 192
7. Суму нанесених збитків віднесено на розрахунки з винною особою. 375 716 192
8. Сплачено нестачу винною особою:
  1. внесено до каси
  2. утримано із заробітної плати
  • 301
  • 661
  • 375
  • 375
  • 100
  • 92
9. Списано із позабалансового обліку суму нестачі. 072 192
10. Відшкодовану суму визнано доходом звітного періоду (відповідно до того, як пров.7 було визнано втрати). 716 791 192
11. Закриття рахунків в сумі нестачі. 791 947 192

Нестача з вини постачальника

Табл.3.

№ з/п Зміст операції Обороти за рахунками Сума
Основні господарські операції Операції розрахунків за податками
Дт Кт Дт Кт
1. Оприбутковано отримані ТМЦ 20, 22, 28 631 2000
2. Нараховано податковий кредит з ПДВ
(Пров. одночасне з пров.1)
641 631 400
3. Згідно ау придбання відображена нестача. 374 631 1200
І варіант. Допоставка силами постачальника
4. Оприбутковано довезені ТМЦ. 29, 22, 28 631 1000
5. А розбіжностей закрито 631 374 1200
ІІ варіант. Постачальник розрахувався за нестачу
4. Отримано відшкодування нестачі постачальником 311 374 1200
5. Скориговано суму раніше нарахованого податкового кредиту, в частині, що припадає на відшкодування нестачі (методом сторно)
(Пров. одночасне з пров.4)
641 631 200
ІІІ варіант. Рішення арбітражного суду на користь постачальника
4. Суму нестачі зараховано до складу витрат після рішення арбітражного суду на користь постачальника. 947 374 1200
5. Скориговано суму податкового кредиту методом (сторно)
(Пров. одночасне з пров.4)
641 631 200
6. В кінці звітного періоду списано суму втрат на зменшення доходів звітного періоду 791 947 1200

Нестача, виявлена за результатами інвентаризації

Табл.4

№ з/п Зміст операції Обороти за рахунками Сума
Основні господарські операції Операції розрахунків за податками
Дт Кт Дт Кт
1. Виявлено нестачу і зараховано до складу витрат звітного періоду. 947 20, 22, 28 1500
2. Податковий кредит із суми ПДВ на відсутні запаси перенесено до складу витрат звітного періоду
Пров. одночасне з пров.1
947 641 300
3. Витрати, пов’язані з нестачею, зараховано на зменшення доходів звітного періоду 791 947
4. Списано нестачу на позабалансовий рахунок. 072 - 1500
Варіант І. Виявлено винну особу.
5. Нараховано відшкодування нестачі на рахунок винної особи 375 716 1800
6. Списано нестачу з позабалансового рахунку. 072 1800
7. Погашена нестача винною особою. 301 375 1800
8. Зараховано отримане відшкодування нестачі на фінансовий результат. 716 791 1800
Варіант ІІ. Винну особу не встановлено.
5. В кінці звітного року списується з позабалансового рахунку. 072 1500

Відображення втрат запасів в результаті надзвичайних подій.

Табл.5.

№ з/п Зміст операції Обороти за рахунками Сума
Основні господарські операції Операції розрахунків за податками
Дт Кт Дт Кт
1. Уцінено запаси згідно ау-опису інвентаризаційних даних. 991 20 600
2. Списано з балансу вартість запасів, які визнано непридатними 991 20 3000
3. Списано згідно ау-опису вартість запасів, що використовуються в роботах з ліквідації наслідків надзвичайних подій 991 20 100
4. Повернено у виробництво готову продукцію (вироби) для доробки за фаичною собівартістю. 23 26 12000
5. Виконано власними силами роботи з відновлення готових виробів, які було пошкоджено внаслідок надзвичайних подій:
  • вартості замінених матеріалів;
  • витрат на заробітну плату;
  • відрахувань до Пенсійного фонду;
  • відрахувань до Фонду соціального страхування;
  • відрахувань до Фонду на випадок безробіття;
  • загальновиробничих витрат;
  • адміністративних витрат.
  • 991
  • 991
  • 991
  • 991
  • 991
  • 991
  • 991
  • 201
  • 661
  • 651
  • 652
  • 653
  • 91
  • 92
  • 800
  • 700
  • 224
  • 18
  • 17
  • 50
  • 180
6. Повернено з виробництва на склад готову продукцію за фаичною собівартістю після заміни частин, пошкоджених в результаті надзвичайних подій. 26 23 12000
7. Списано частину готової продукції, яка зазнала пошкоджень в результаті НП 991 26 24000
8. За аом списання готових виробів, що прийшли в непридатність до використання, оприбутковано вартість металобрухту 209 751 300
9. Списано вартість товарів, які виявились непридатними для використання. 991 28 500
10. Віднесено на фінансовий результат:
  • витрати по ліквідації, та відновленню запасів, готових виробів;
  • доходи від оприбуткування металобрухту;
  • визначена сума збитків.
  • 794
  • 751
  • 794
  • 991
  • 794
  • 44
  • 30189
  • 300
  • 29889
методология бухгалтерского учета