Порядок разбора первичных документов

№ журнала или ведомости Счета, которые кредитуются Первичные документы, которые проводятся по кредиту указанных счетов
ЖО №1 Касса — кассовые отчеты с приложенными к ним кассовыми ордерами и платежными ведомостями
ЖО №2 Расчетный счет — выписки банка с приложенными к ним расчетно-платежными документами
ЖО №2А Расчетный счет в иностранной валюте — « — » —
ЖО №3 Прочие счета в банках — « — » —
ЖО №4 Кредиты и займы — « — » —
ЖО №6 Расчеты с поставщиками — приходные накладные от поставщиков товарно-материальных ценностей — акты приемки-сдачи выполненных подрядчиками работ
ЖО №7 Расчеты с подотчетными лицами — авансовые отчеты с приложенными к ним проездными документами, квитанциями, товарными чеками и другими документами, подтверждающими расходование подотчетных сумм
ЖО №8 Расчеты с бюджетом — приложения не нужны, тут основанием для бухгалтерской проводки о начислении налогов служат действующие нормативные документы законодательно-правового характера
ведомости по каждому из этих счетов ведутся отдельно Расчеты с участниками по вкладам — документы, свидетельствующие о взносах участников в уставный капитал предприятия
Расчеты с участниками по дивидендам — копии приказов о начислении дивидендов участникам
Расчеты с прочими кредиторами и дебиторами — документы, свидетельствующие о выполненных услугах посторонних организаций (например, счета за телефонные переговоры и т. п.), а также исполнительные листы на отчисления алиментов и другие документы, относящиеся к кредиту расчетов с другими дебиторами и другими кредиторами
ЖО №10 и ведомости №10 и №12 Сырье, материалы, износ, расчеты с персоналом и др. счета, с кредита которых начисленные в течение месяца суммы списываются в затраты — накладные на внутреннее передвижение ТМЦ, акты на списание материалов, путевые листы, ведомости начисления амортизации основных средств, ведомости начисления зарплаты и другие документы, дающие основания для регистрации оборотов по кредиту счетов, относящихся к ЖО №10
ЖО №11 и ведомость №16 Реализация (Продажи) — накладные и все документы по отгрузке и продаже продукции, товаров, выполнению работ, услуг, акты приемки-сдачи выполненных для заказчика работ, доверенности от покупателя
ЖО №12 Счета фондов и резервов собственного капитала — первичные документы не требуются, так как основанием для начисления (создания) различных фондов из прибыли, остающейся в распоряжении пред- приятия, служат учредительные документы — устав и учредительный договор
Целевое финансирование и целевые поступления — договоры и другие документы, свидетельствующие о целевом финансировании
ЖО №13 Основные средства — накладные, акты и другие документы, поясняющие причину перемещения основных средств и других необоротных активов, их выбытие и списание
Уставный капитал — основанием служат, как правило, учредительные документы
ЖО №15 Прибыли и убытки, Использование прибыли — справки о полученной прибыли и ее использовании. Однако можно обойтись и без написания таких справок, поскольку достаточно обратить внимание на то, в дебет каких счетов собраны обороты по кредиту счета 44, чтобы понять, от какого вида деятельности получена прибыль
ЖО №16 Капитальные вложения (Капитальные инвестиции) — документы, свидетельствующие о вводе в эксплуатацию основных средств, а также сдаче строительных объектов в эксплуатацию

При разборе первичных документов желательно руководствоваться следующими правилами:

  1. сортировать их как относящиеся только к конкретному журналу или ведомости;
  2. не забывать о хронологическом порядке документов, которые подшиваются;
  3. на титульном листе подшивки следует указать, к какому журналу-ордеру она относится, т. е. подписать ее. Хотя бы так:

Первичные документы
к ЖО №1 за _______________ м-ц 20 __ г.
(касса)

Это будет подшивка документов, относящихся к кредиту счета «Касса», таких как:

  • расходные ордера;
  • платежные ведомости на выдачу заработной платы (не путать с ведомостями о начислении зарплаты, – такие расчетные ведомости относятся к кредитовым оборотам расчетов с персоналом по оплате труда, что следует проводить по журналу-ордеру №10);
  • расходные ордера и ведомости на выдачу денежных средств на командировки и хозяйственные расходы (опять же не путать с авансовыми отчетами), поскольку эти первичные документы относятся к оборотам по кредиту счета расчетов с подотчетными лицами, что следует проводить по ЖО №7).
  • И т.д.
методология бухгалтерского учета