Не совсем так. По общему правилу, авансовый отчет по использованию средств с карт-счета обязателен. Деньги списывались со счета (неважно, что карточного, а не текущего расчетного), а любое списание средств с банковских счетов не может осуществляться безосновательно. Иными словами, если вам выдали корпоративную карточку (кстати, не просто так, а на основании письменного распоряжения руководителя с указанием цели) с определенным остатком средств, то это все равно, что вам доверили наличные - вы обязаны будете отчитаться за все совершенные траты с этого картсчета пока карточка у вас. Это значит, вы должны сохранять все чеки, квитанции, слипы и другие, подтверждающие платеж, документы - они и станут приложением к авансовому отчету. Остаток средств по отчету должен отвечать сумме, указанной в банковской выписке с этого карт-счета, которой бухгалтер всегда располагает. Так что все траты должны быть закрыты подтверждающими документами. Кроме тех сумм, которые банк списывает со счета без вашего участия.?Проводки (Украина):
- Дт 31 субсчет "Корпоративная карта" Кт 31 "Текущий счет в банке" - увеличен остаток по счету корпоративной карты за счет перевода средств с текущего счета (на основании платежного поручения);
- Дт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" Кт 31 субсчет "Корпоративная карта" - карта выдана держателю (проводка выполняется на всю сумму остатка по карт-счету). Карту выдает кассир, он же ведет книгу учета корпоративных карт, в которой держатели оставляют свои подписи при их получении;
- Дт 31 субсчет "Корпоративная карта" Кт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" - на сумму остатка средств на карт-счете на момент возврата карты в кассу;
- Дт разных счетов (материалов, затрат или других, в зависимости от вида приобретений) Кт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" - на сумму авансового отчета при возврате карты в кассу.;
Если такая форма вам представляется неудобной, - например, если карточку вам доверяют не на время осуществления определенных платежных операций, а на какой-то период (например, на год), то в этом случае вы должны подписать договор материальной ответственности. И тогда никаких авансовых отчетов. Но: составление и подача в бухгалтерию периодических материальных отчетов обязательно. Раз в месяц, или раз в неделю - в зависимости от условий договора. К этим отчетам прилагаются все собранные чеки, квитанции, слипы и др. подтверждающие траты документы.
Бухгалтерская проводка при выдаче карты та же:
- Дт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" Кт 31 субсчет "Корпоративная карта".
Далее, после каждого отчета - проводка по списанию затрат и/или оприходованию материальных приобретений:
- Дт разных счетов (материалов, затрат или других, в зависимости от вида приобретений) Кт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" - на сумму отчета материально-ответственного лица.
Проводка по возврату карточки с оставшейся суммой выполняется только по факту её окончательного возврата в связи, например, с увольнением держателя или по истечении срока действия договора материальной ответственности.