У нас на предприятии есть картка Приватбанка
Вопрос
- У нас на предприятии есть картка Приватбанка, привязанная к счету собственных средств (поступления за реализацию). С этого счета с помощью карты мы заправляем машину, а через интернет оплачиваем услуги, приобретаем канцтовары, сырье. Как правильно составить проводки по заправке машины, через авансовый отчет. Директор говорит, что авансовый отчет не нужен.
- А другие приобретения где мы оплачиваем через интернет, без участия картки, а напрямую со счета с помощью цифровых паролей. Подскажите все проводки пожалуйста.
Ответ
- Не совсем так. По общему правилу, авансовый отчет по использованию средств с карт-счета обязателен. Деньги списывались со счета (неважно, что карточного, а не текущего расчетного), а любое списание средств с банковских счетов не может осуществляться безосновательно. Иными словами, если вам выдали корпоративную карточку (кстати, не просто так, а на основании письменного распоряжения руководителя с указанием цели) с определенным остатком средств, то это все равно, что вам доверили наличные - вы обязаны будете отчитаться за все совершенные траты с этого картсчета пока карточка у вас. Это значит, вы должны сохранять все чеки, квитанции, слипы и другие, подтверждающие платеж, документы - они и станут приложением к авансовому отчету. Остаток средств по отчету должен отвечать сумме, указанной в банковской выписке с этого карт-счета, которой бухгалтер всегда располагает. Так что все траты должны быть закрыты подтверждающими документами. Кроме тех сумм, которые банк списывает со счета без вашего участия.?
Проводки (Украина):
- Дт 31 субсчет "Корпоративная карта" Кт 31 "Текущий счет в банке" - увеличен остаток по счету корпоративной карты за счет перевода средств с текущего счета (на основании платежного поручения);
- Дт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" Кт 31 субсчет "Корпоративная карта" - карта выдана держателю (проводка выполняется на всю сумму остатка по карт-счету). Карту выдает кассир, он же ведет книгу учета корпоративных карт, в которой держатели оставляют свои подписи при их получении;
- Дт 31 субсчет "Корпоративная карта" Кт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" - на сумму остатка средств на карт-счете на момент возврата карты в кассу;
- Дт разных счетов (материалов, затрат или других, в зависимости от вида приобретений) Кт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" - на сумму авансового отчета при возврате карты в кассу.;
Если такая форма вам представляется неудобной, - например, если карточку вам доверяют не на время осуществления определенных платежных операций, а на какой-то период (например, на год), то в этом случае вы должны подписать договор материальной ответственности. И тогда никаких авансовых отчетов. Но: составление и подача в бухгалтерию периодических материальных отчетов обязательно. Раз в месяц, или раз в неделю - в зависимости от условий договора. К этим отчетам прилагаются все собранные чеки, квитанции, слипы и др. подтверждающие траты документы.
Бухгалтерская проводка при выдаче карты та же:
- Дт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" Кт 31 субсчет "Корпоративная карта".
Далее, после каждого отчета - проводка по списанию затрат и/или оприходованию материальных приобретений:
- Дт разных счетов (материалов, затрат или других, в зависимости от вида приобретений) Кт 37 субсчет "Держатель корпоративной карты" - на сумму отчета материально-ответственного лица.
Проводка по возврату карточки с оставшейся суммой выполняется только по факту её окончательного возврата в связи, например, с увольнением держателя или по истечении срока действия договора материальной ответственности.
- Что касается интернет-платежей без участия карточки, то здесь, на мой взгляд, достаточно приказа руководителя, которым назначается ответственное/ые за такие приобретения лицо/а, и который издается один раз на год одновременно с приказом об учетной политике. Этот приказ обязывает упомянутых в нем лиц заключить договора материальной ответственности, - что эти лица и обязаны сделать, прежде чем получить доступ к паролям. Периодические отчеты материально ответственного лица, так же как и в предыдущем случае, обязательны. В качестве подтверждающих документов скриньте извещения, подтверждающие платеж, распечатывайте их для использования в качестве приложений к периодическим отчетам материально-ответственного лица.
Проводки о списании средств со счета - по банковским выпискам. Проводки же о расходах и приобретениях - как обычно, с кредита счета поставщиков в дебет соответствующих счетов затрат и материальных приобретений.