Подотчетные лица и корпоративная карта

Ответ

Иванов снял с банкомата и выдал командированному лицу? Зачем же так осложнять себе жизнь. Ведь с того момента, как Иванов получил наличные - он, в течение 5 (если я правильно помню) дней, должен подать в бухгалтерию отчет об их использовании. Не в кассу. А непосредственно в бухгалтерию отчет о том, что такая-то сумма была получена Ивановым из банкомата (чек приложить) и, главное! - выдана Петрову (документ с подписью Петрова приложить) на командировочные расходы согласно Приказу такому-то. Далее за эти деньги уже ответственен Петров, он и отчитается по прибытии.

Проводить через кассу не вижу смысла. Корпоративная карточка оформлена на Иванова. Иванов эти деньги получает непосредственно из банка (зачислением на карточный счет), а не через кассира. Поэтому и отчитываться (перед бухгалтерией) должен отдельно от кассира. В кассу приходовать следует только излишек средств, например: получено из банкомата 1000, а израсходовано (подтверждено документально) только 800. Стало быть, "сдачу" - 200, полагается сдать в кассу. Кассир их оприходует и, как обычно, отнесет в банк на текущий счет.

Советую рассмотреть вариант оформления отдельных корпоративных карт на имя штатных сотрудников, которые регулярно направляются в командировки или регулярно совершают мелкие закупки. Одним словом, сделайте так, чтобы в ваших расчетных операциях было меньше кассиров и банкоматов, т.е. наличных. Это не только современно, надежно и респектабельно, но и побуждает к доверию налоговых и др. проверяющих. 

Форму отчета для держателей корпоративных карт разработайте и утвердите надлежащим приказом. Не нужно отдельных приказов по каждой операции. Это вопрос вашей внутренней учетной политики. Просто возведите это в норму один раз. Я даже не вижу смысла оформлять отдельными приказами каждую операцию пополнения карточных счетов в связи с каждой конкретной командировкой. Установите в учетной политике правило: такого-то числа каждого месяца пополнять карточные счета такими-то суммами денег. Деньги на карточном счете (счет 313 по бухгалтерии) - это деньги в банке, ровно так же как и на текущих счетах. Держатели карточек за них не ответственны до тех пор, пока не снимут наличными или не израсходуют безналичным способом. Поэтому на каких счетах они числятся - на текущих или на карточных - без разницы.

Что до проводок... Нет. Вы же не из банка непосредственно выдаете сотруднику деньги, поэтому корреспондировать дебет подотчетного лица с текущим счетом в банке будет неправильно.

Давайте так... Вы внимательно ознакомитесь с Положением № 637, утв. Постановлением НБУ от 15.12.2004 (к слову, там есть пункт 2.12, из которого следует, что полученные из банкомата деньги проводить через кассу не надо). Затем решаете, как именно будете оформлять выдачу командировочных, - наличными через Иванова или оформлением карточки непосредственно Петрову, или каким-то третьим способом, - и тогда я составлю вам схему проводок, эксклюзивно.

А, возможно, ваш бухгалтер сделает это самостоятельно. Вот здесь, в Энциклопедии, я описала как отражать приобретение корпоративной карты на имя сотрудника, и там же, ниже - как отражать расчеты посредством такой карты. Замечу только: вы не должны пугаться сложности, - с тех пор как моя Энциклопедия вышла в тираж, прошло больше десяти лет, в те годы к таким вещам относились слишком строго и бухгалетры предпочитали "лучше перебдеть, чем недобдеть", отсюда сложность схем, - в наше время, когда карточки вошли в нашу жизнь плотно, всё значительно упростилось. Так что копировать устаревшие схемы проводок не надо - надо чуть-чуть творчески переработать, сообразно обстоятельствам. Будут вопросы - обращайтесь.