Проводки: Подотчетники

Оборудование к установке. Расчеты с подотчетными лицами

• Оприходовано оборудование, приобретенное за наличные подотчетным лицом. Оборудование требует монтажа.

Проводка регистрируется на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом.

При передаче в монтаж оборудование списывается с кредита счета 07 в дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы".

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 07 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с оприходованием оборудования;
• Дт 07 Кт 60, 76 и др. – на сумму транспортных и других расходов на оплату работ и услуг сторонних организаций, понесенных в связи с доставкой оборудования;
• Дт 08 Кт 07 – на сумму, которая накопилась на счете 07 на момент передачи оборудования в монтаж;
• Дт 08 Кт 10 (23, 25, 26, 60, 69, 70, 76 и др.) – на сумму разных расходов, понесенных в связи с монтажом оборудования и подготовкой к эксплуатации;
• Дт 01 Кт 08 – на сумму, которая накопилась на счете 08 на момент передачи оборудования в эксплуатацию.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств, как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Вложения во внеоборотные активы. Расчеты с подотчетными лицами

• Командировочные и другие расходы подотчетных лиц, связанные непосредственно с приобретением (строительством, изготовлением, покупкой) внеоборотных (инвестиционных) активов, учитываются в капитальных расходах.

Проводка регистрируется на основании надлежаще оформленного подотчетным лицом авансового отчета, с приложением всех документов, подтверждающих понесенные расходы. Все подтвержденные (включенные в авансовый отчет) расходы, являясь элементом фактических затрат на приобретение объекта внеоборотных (инвестиционных) активов, наряду с другими элементами, составят первоначальную стоимость этих активов.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств, как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Материалы. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам на приобретение материалов для производственных нужд.

Проводится на основании надлежаще оформленного авансового отчета.

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 10 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с оприходованием приобретений;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств, как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Животные на выращивании и откорме. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам на приобретение животных (молодняка КРС, зверей птиц и др.) в целях выращивания и откорма с последующей передачей на убой и реализацию продуктов животноводства или реализацией живым весом, а также с целью выращивания на пополнение основного стада.

Проводится на основании надлежаще оформленного авансового отчета и соответствующих актов (в т.ч. на закупку скота и птицы по договорам с гражданами).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 11 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с оприходованием приобретений;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным ллицом средств, как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Заготовление и приобретение материальных ценностей. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам на приобретение материально-производственных запасов и признание расходов, связанных с их заготовлением и приобретением.
  Проводка возможна при условии, что учетной политикой предусмотрено применение счета 15.
  Проводится на основании надлежаще оформленного авансового отчета.

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 15 Кт 71 – на сумму, указанную в соответствующих приложениях к авансовому отчету (покупная стоимость приобретенных МПЗ);
• Дт 10 Кт 15 – на сумму фактического поступления МПЗ, исчисленную исходя из учетных цен;
  В итоге, оборотами по кредиту счета 15 показаны учетные цены, а по дебету – фактическая себестоимость. Разница списывается на счет 16.
• Дт 16 Кт 15 – на сумму отклонений между фактической себестоимостью приобретенных МПЗ и их учетной ценой (перерасход); в случае отрицательной разницы проводка выполняется красным сторно (экономия) или это отражается обратной записью: Дт 15 Кт 16.

Остаток неизрасходованных подотчетным ллицом средств, как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Основное производство. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по командировочным и хозяйственным расходам. При этом расходы должны быть связаны непосредственно с производственным процессом.
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом (с приложением всех документов, подтверждающих понесенные расходы).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 20 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Вспомогательные производства. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по командировочным и хозяйственным расходам. При этом расходы должны быть связаны непосредственно с деятельностью вспомогательного производства.
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом (с приложением всех документов, подтверждающих понесенные расходы).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 20, 23, 25, 26... Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Общепроизводственные расходы. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по командировочным и хозяйственным расходам. При этом расходы должны быть связаны непосредственно с управлением и обслуживанием основных производств.
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом (с приложением всех документов, подтверждающих понесенные расходы).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 20, 23, 25, 26... Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Общехозяйственные расходы. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по командировочным и хозяйственным расходам. При этом расходы должны быть связаны непосредственно с потребностями административного/общекорпоративного характера.
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом (с приложением всех, надлежаще оформленных документов, подтверждающих понесенные расходы).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 20, 23, 25, 26... Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Брак в производстве. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам, связанным с исправлением брака (возврат и доставка бракованных изделий и т. п.).
  Проводится на основании надлежаще оформленной расчетно-платежной ведомости.

Брак в производстве. Расчеты с подотчетными лицами

• Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Такой проводкой отражаются суммы, указанные в счетах и актах разных контрагентов, принятых к оплате за выполненные по заказу организации работы и оказанные услуги, в т. ч. потребление энергии, газа, воды, услуг связи, прочих услуг, потребляемых в целях исправления производственного брака.
  Проводится на основании актов выполненных работ, счетов-фактур и др. расчетно-платежных документов.

Альтернативная проводка: Дт 28 Кт 60.

Обслуживающие производства и хозяйства. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по командировочным и хозяйственным расходам. При этом расходы должны быть связаны непосредственно с потребностями административного/общекорпоративного характера.
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом (с приложением всех, надлежаще оформленных документов, подтверждающих понесенные расходы).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 20, ..., 26, 29... Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Товары. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам на приобретение товаров; как вариант: на осуществление закупок у физических лиц.
  Проводится на основании надлежаще оформленного авансового отчета.

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 41 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с оприходованием приобретений;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств, как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Расходы на продажу. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам, связанным со сбытом продукции (товаров, работ, услуг), в т. ч. хозяйственным и командировочным.
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом (с приложением всех документов, подтверждающих понесенные расходы).

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 44 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Товары отгруженные. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам (хозяйственным, командировочным), непосредственно связанным со сбытом продукции (товаров), на данный момент уже отгруженной, но право собственности на которую покупателю должно перейти при наступлении определенных событий или выполнения определенных условий (см. комментарий о применении счета 45).
  Проводится на основании авансового отчета, надлежаще оформленного подотчетным лицом, с приложением всех документов, подтверждающих понесенные расходы.

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 45 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица на себестоимость отгруженной продукции, в связи с выполнением командировочного задания;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств (или сумма, оставшаяся не подтвержденной в качестве расхода), как правило, возвращается в кассу организации, что, соответственно, оформляется приходным кассовым ордером и отражается проводкой Дт 50 Кт 71.

В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Возможны и другие варианты возврата неизрасходованных подотчетным лицом средств, – см. всю корреспонденцию по кредиту счета 71, представленную в данном модуле проводок.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Касса. Валютные счета

• Оприходование наличной валюты в кассу организации с текущего валютного счета для выдачи на расходы в связи с загранкомандировками.
  Проводится на основании банковской "объявки" и выписанного кассиром приходного кассового ордера.

Схема проводок:

• Дт 50 Кт 52 – оприходование наличной валюты в кассу;
• Дт 71 Кт 50 – выдача валюты подотчетному лицу;
• Дт 50 Кт 71 – возврат остатка неизрасходованной валюты;
• Дт 52 Кт 50 – остаток наличной валюты возвращен на текущий валютный счет в банке.

Полная схема проводок (с отражением курсовых разниц):

• Дт 50 Кт 52 – оприходование наличной валюты в кассу;
• Дт 71 Кт 50 – выдача валюты подотчетному лицу;
• Дт 71 Кт 91.1 – положительная курсовая разница (в случае отрицательной – Дт 91.2 Кт 50);
• Дт 50 Кт 71 – возврат остатка неизрасходованной валюты;
• Дт 50 Кт 91.1 – положительная курсовая разница (в случае отрицательной – Дт 91.2 Кт 71);
• Дт 52 Кт 50 – остаток наличной валюты возвращен на текущий валютный счет в банке;
• Дт 52 Кт 91.1 – положительная курсовая разница (в случае отрицательной – Дт 91.2 Кт 50);

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Касса. Расчеты с подотчетными лицами

• Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса или его части, оставшейся неиспользованной.
  Проводится оформлением приходного кассового ордера.

Общая схема проводок:

• Дт 71 Кт 50 – выданы наличные под отчет;
• Дт 20, 23, ... 08, 10 Кт 71 – списана задолженность подотчетного лица в связи с выполнением командировочного задания или в связи с оприходованием приобретений за наличные;
• Дт 50 Кт 71 – возврат в кассу остатка неизрасходованных средств;
  или
• Дт 71 Кт 50, 51 (70) – выплачена (начислена) сумма перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетным лицом средств, как правило, возвращается в кассу организации. В иных случаях возможно оформить возврат удержанием с заработной платы: Дт 70 Кт 71.

Если остаток неизрасходованных средств не возвращен в положенный срок – эту сумму списывают проводкой Дт 94 Кт 71. Списание со счета 94 происходит:

1. или удержанием с зарплаты проводкой Дт 70 Кт 94;
2. или проводкой Дт 73 Кт 94, если работник уже не числится в штате, но долг пока не признан безнадежным.

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Денежные документы. Расчеты с подотчетными лицами

• Такой проводкой отражается возврат подотчетным лицом денежных документов (напр. марок госпошлины, талонов на ГСМ, карт экспресс-оплаты интернета и др.) в случае их неиспользования.
  Проводится оформлением приходного кассового ордера.

Это проводка, обратная той, которой проводится выдача денежных документов. См. комментарий к проводке Дт 71 Кт 50.3.

Расчетные счета. Расчеты с подотчетными лицами

• Перечисление (возврат) подотчетным лицом с личного счета в банке неиспользованного аванса или его части, оставшейся неиспользованной.
  Проводится на основании банковских выписок.

Валютные счета. Расчеты с подотчетными лицами

• Перечисление (возврат) подотчетным лицом с личного счета в банке неиспользованного инвалютного аванса или его части, оставшейся неиспользованной.
  Проводится на основании банковских выписок.

Специальные счета в банках. Расчеты с подотчетными лицами

• Пополнение карт-счета держателем корпоративной карты – подотчетным лицом за счет собственных (личных) средств подотчетного лица.
  Так бывает, когда некая сумма расхода не нашла подтверждения в авансовом отчете и, следовательно, подотчетное лицо – её держателя обязали сумму нецелевого использования вернуть на счет (пополнить карточку, т.е.).
  Точно также держатель карты – подотчетное лицо возвращает на счет изъятую через банкомат сумму наличных, в части, которая осталась неизрасходованной, когда сдать её в кассу организации нет возможности.
  Проводится на основании банковских выписок.

Подробнее о том, как учитывать средства на корпоративных картах, см. в комментарии к проводке Дт 55.4 Кт 51.

Расчеты с персоналом по оплате труда. Расчеты с подотчетными лицами

• Сумма неподтвержденного авансовым отчетом и невозвращенного в кассу остатка ранее выданных средств удерживается из заработной платы подотчетного лица.
  Проводится на основании заявления подотчетного лица.

Расчеты с подотчетными лицами. Касса

• Выдача под отчет наличных на целевое использование: командировочные, хозяйственные и другие расходы.
  Такой же проводкой отражается и доплата подотчетному лицу в случае, когда фактические расходы согласно авансового отчета превысили выданный ранее аванс.
  Проводится на основании ведомости и оформляется расходным кассовым ордером.

Расчеты с подотчетными лицами. Денежные документы

• Такой проводкой отражается выдача под отчет денежных документов: авиа, жд и др. билетов, марок госпошлины, талонов на ГСМ, карт экспресс-оплаты интернета и др.
  Проводится оформлением расходного кассового ордера.

Схема проводок:

• Дт 60, 76 Кт 51 – на сумму оплаты за приобретение денежных документов;
• Дт 50.3 Кт 60, 76 – оплаченные денежные документы оприходованы;
• Дт 19 Кт 60, 76 – НДС;
• Дт 71 Кт 50.3 – денежный документ выдан подотчетному лицу;

Примечание. Отдельный авторский комментарий к каждой из указанных здесь проводок можно найти в базе данного модуля.

Расчеты с подотчетными лицами. Расчетные счета

• Перечисление денег подотчетному лицу на его личный счет в банке (это может быть и его карточный счет, но только если карточка личная, а не корпоративная). Цель выдачи таким способом денег та же что и при выдаче наличных: командировочные, хозяйственные и другие расходы. Такой же проводкой отражается и доплата в безналичной форме подотчетному лицу в случае, когда фактические расходы согласно авансового отчета превысили выданный ранее аванс.
  Проводится на основании банковских выписок.

Сведения о том, как проводятся авансовые отчеты и остатки неизрасходованного аванса, см. в комментарии к проводке Дт 50 Кт 71.

Сведения о том, как проводится пополнение корпоративных карт и авансовые отчеты по расходованию этих средств, см. в комментарии к проводке Дт 55.4 Кт 51.

Расчеты с подотчетными лицами. Специальные счета в банках

• Такой проводкой принято отражать получение наличных по корпоративной карте через банкомат.
  Проводится на основании банковских выписок.

При этом за типовую схему принимается следующая:

• Дт 55 Кт 51 – пополнение карт-счета;
• Дт 71 Кт 55 – держатель карты получает в банкомате наличные и с этого момента считается подотчетным лицом;
• Дт 91.2 Кт 55 – комиссия банка (если есть);
• Дт 10, 20, 26... Кт 71 – авансовый отчет.

Это очень неудобная в практическом применении схема.

Кроме того, она не отвечает юридическому содержанию операции.

Получая в распоряжение корпоративную карту, сотрудник тем самым получает в свое распоряжение все деньги, которые числятся на соответствующем карт-счете (или в пределах выделенного на данную карту лимита, если счет общий для всех карт). Поэтому, должен отчитываться не только за полученные из банкомата наличные, но и за все траты, осуществленные безналичным порядком, и за сохранность остатка.

И еще один юридический аспект. Карту выдают под подпись её потенциального держателя. А за наличные из банкомата не расписывается никто. Поэтому, во втором случае юридических оснований считать держателя карты подотчетным лицом нет, а в первом – есть. Вот почему в дебет 71 надо записывать всю сумму на карте и все последующие её пополнения. Так, как это приведено в комментарии к проводке Дт 55.4 Кт 51 (схему проводок см. там же).

Срок, на который наличные выдаются под отчет, законодательно не ограничен. Это дело учетной политики компании. О безналичных и вовсе речи нет. И ничто не мешает закрепить в учетной политике порядок, обязывающий сотрудников – держателей корпоративных карт подавать в бухгалтерию авансовые отчеты периодически. Например, по истечении каждого месяца, когда из банка приходят отчеты по оборотам на карт-счетах.

Расчеты с подотчетными лицами. Прочие доходы и расходы

Расчеты с подотчетными лицами. Прочие доходы

• Такой проводкой отражается положительная курсовая разница, если таковая образуется на дату подачи авансового отчета за расходование средств в инвалюте.
  Проводится на основании авансового отчета с оформлением бухгалтерской справки.

Курсовая разница, образовавшаяся на дату расчетов или на дату отчета, показывается по счету 91, а именно, на счетах 91.1 и 91.2, в зависимости от того, положительная или отрицательная.

Бухгалтерский учет операций, связанных с пересчетом курсов валют, регулируется ПБУ 3/2006.

Расчеты с персоналом по прочим операциям. Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты по возмещению материального ущерба. Расчеты с подотчетными лицами

• Израсходованная подотчетным лицом, но не подтвержденная авансовым отчетом сумма начисляется к взысканию с подотчетного лица.
  Проводится на основании личного заявления подотчетного лица или приказа, основанного на судебном решении.

Если вмененную к взысканию сумму возможно вернуть одноразовым удержанием, то счет 73 не потребуется – достаточно будет провести такое удержание с зарплаты: Дт 70 Кт 71.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами. Расчеты с подотчетными лицами

• Такая проводка означает погашение задолженности перед кредиторами (из тех, кто не является покупателем или заказчиком основного вида продукции компании, а равно не является поставщиком материалов для её производства) через подотчетное лицо. Но только в случае, если в расчетах с таким субъектом значилось кредитовое сальдо, т.е. задолженность со стороны компании действительно имела место. Если же такой задолженности не было, а подотчетным лицом был совершен платеж, то такая операция отразится проводкой Дт 20, 23... и т.д. Кт 71, как обычно.
  Проводится на основании авансового отчета.

В обычных обстоятельствах, платежи, совершенные подотчетными лицами в оплату услуг сторонних организаций, отражаются проводкой с кредита счета 71 в дебет счета затрат, с которыми эти услуги соотносятся: 20, 23, 26, 44... и др.

Но. Если на момент платежа услуга уже значилась потребленной, т.е. отнесена в дебет затратного счета (20, 23, 26, 44... и др.) с кредита счета 76, то после платежа, внесенного подотчетным лицом, сальдо счета 76 следует закрыть проводкой Дт 76 Кт 71.

Внутрихозяйственные расчеты по текущим операциям. Расчеты с подотчетными лицами

• В учете головной организации:
  Передается задолженность подотчетных лиц при переводе их на работу в филиал.
• В учете филиала:
  Передается задолженность подотчетных лиц при переводе их на работу в головную организацию или в другой филиал.
  Проводится на основании бухгалтерской справки с надлежащими приложениями, а, если расчеты осуществляются между филиалами (без участия головной организации) – авизо.

На счете 79.2 отражаются суммы внутрисистемной задолженности, связанной с передвижением ресурсов или перераспределением финансовых потоков внутри единого хозяйства, имеющего структурные подразделения, выделенные на отдельный баланс.

Прочие расходы. Расчеты с подотчетными лицами

• При оприходовании товарно-материальных запасов, закупленных и доставленных подотчетным лицом:
  Отражаются недостачи в пределах норм естественной убыли или в пределах предусмотренных договором сумм.
• При приеме авансового отчета по расходованию валютных средств:
  Отражается отрицательная курсовая разница по итогам переоценки задолженности подотчетного лица.

Эта проводка может означать и иные обстоятельства, в которых понесенные т.о. расходы признаются в числе прочих.

Расходы будущих периодов. Расчеты с подотчетными лицами

• Списание задолженности подотчетных лиц по расходам, относящимся к будущим периодам (оплата подписных изданий и т. п.).
  Проводится на основании авансового отчета.