О первичке, законах и бухгалтерской ответственности
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Позвольте, дам наставления молодым главбухам. Как-то не очень правильно они понимают свою роль в компании по части ответственности.
Запомните, мои хорошие.
Да, вы ответственны. Но не за факт, не за операцию, которая состоялась фактически, будь то сделка или командировка, или отпуск материалов со склада или прием на склад и т. д. по фактам хозяйственной деятельности. Вы ответственны только за документы. Что в документе - то и было, - какие сомнения, если документ надлежаще оформлен! Вы свечку не держали, правда? Ну вот.
Ваше дело - провести сей факт по учету. Вам принесли документ, и если он надлежаще оформлен, вы его принимаете, - это, т. н. первичка, основание для проводки. Их складывают в подшивку к соответствующим регистрам, затем в архив. Всё.
Поэтому, когда ваш добрый руководитель пытается отправить вас в тюрьму вместо себя (а такое бывает, и нередко), пошлите его лесом. А лучше - к п.3 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06. 12. 2011 N 402-ФЗ, где черным по белому:
"Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни".
Понятно? Всё, что в надлежаще оформленном документе, то для вас и правда. А за соответствие составленного другими лицами документа фактам вы ответственности не несете. Так гласит Закон.
Отвечать положено тем лицам, которые ответственны за ту или иную операцию или сделку. Это их подписи на первичке. Главбух свою подпись, если она требуется, ставит после всех. И означает его подпись на первичном документе лишь то, что документ надлежаще оформлен и может быть принят бухгалтерией к обработке. Платёжки? Ну и что! Подпись главбуха там вторая (в карточке образцов подписей, что хранится в банке, так и значится: вторая). Первая - у руководителя. Ему и отвечать. Платежи осуществляются по распоряжению руководителя, как минимум - с его ведома.
И еще, немаловажное. Никогда не оформляйте документы за других. Кому положено - пусть и оформляет. Поцепите себе брошечку с сюжетом про трех обезьян (знаете, да?) - это для понимания особенно хитрожопым сотрудникам. Шучу.
И Боже вас упаси, своей рукой что-то на документе править. Я слышала, некоторые молодые неотесанные бухи проявляют невиданную доброту - даже авансовые отчеты за сотрудников составляют. Мозгов не хватает сообразить, что т. о., в случае подлога, избавляют сотрудника от ответственности и возлагают её на себя.
И последнее, тоже важное. В случае выемки документов, делайте копии всех изъятых оригиналов, как указано в п. 8 той же статьи того же Закона
"8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета".
Надеюсь, наставления будут полезны.
Работайте, мои хорошие. И ничего не бойтесь. Закон на вашей стороне.
Методология бухгалтерского учета